Tax Free та SAD (EX-1): у чому полягає різниця між поверненням ПДВ за приватні покупки та експортом комерційних вантажів з ЄС

Якщо ви купуєте товар у Євросоюзі та везете його в Україну, у вас майже завжди є можливість не сплачувати європейський ПДВ (VAT) — або отримати його назад. Але спосіб оформлення залежить від того, що саме ви везете: особисті покупки для себе чи партію товару для перепродажу. У цій статті розберемо, чим відрізняється Tax Free від експортної декларації SAD (EX-1), що таке MRN і комунікатор IE599, і як найвигідніше організувати доставку з будь-якої країни ЄС до України.

Що таке повернення ПДВ і навіщо воно потрібне

ПДВ (VAT) — це податок, який включено до ціни майже будь-якого товару в магазинах Європейського Союзу. Якщо товар фізично залишає територію ЄС, покупець має право не сплачувати цей податок взагалі (нульова ставка) або повернути вже сплачену суму на свій рахунок. Ставки в різних країнах різні: у Польщі — 23%, у Німеччині — 19%, в Україні ж діє власна ставка ПДВ у розмірі 20%, яка сплачується вже під час ввезення товару, якщо він оформлюється офіційно.

Повернення ПДВ при вивезенні товару з ЄС доступне всім: приватним особам, фізичним особам-підприємцям (ФОП) та юридичним компаніям. Різниця полягає лише в тому, який документ для цього використовується.

Tax Free — для приватних, некомерційних покупок

Tax Free — це документ, який оформлюється виключно на фізичну особу для особистих, некомерційних покупок.

Як це працює: продавець (магазин, який працює з ПДВ, або посередницька фірма, що викуповує товар від вашого імені) вносить до системи повний перелік товарів, на які оформлюється повернення податку, вказує паспортні дані покупця (ім’я, прізвище, серія та номер паспорта, адреса проживання) та додає фіскальний чек.

Важливе оновлення: з 2022 року практично вся система Tax Free у країнах ЄС (у тому числі в Польщі) перейшла на електронний формат. У Польщі це державна платформа PUESC — паперові бланки, які заповнювалися від руки та фізично проштамповувалися на кордоні, відходять у минуле. Сьогодні касир у магазині реєструє покупку в митній базі даних електронно, прив’язуючи її до номера закордонного паспорта покупця, а на кордоні митник (або автоматична система в «зеленому коридорі») фіксує факт вивезення товару вже в цифровому вигляді.

Основні умови для оформлення Tax Free:

• документ оформляється лише на особу, паспортні дані якої вказані в ньому, і вивозити товар має саме ця особа;

• товар має бути новим і призначеним для особистого користування, а не для перепродажу;

• покупець не повинен бути резидентом країни, де здійснено покупку, і не повинен мати права на роботу або посвідку на проживання в ЄС;

• комерційні партії товару (багато однотипних позицій одного найменування) оформити через Tax Free не можна — на кордоні такий документ, найімовірніше, не підтвердять і анулюють, а натомість вимагатимуть оформити повноцінну експортну декларацію;

• вивезення та подання документів на повернення обмежені певним терміном після покупки (у середньому кілька місяців, залежить від країни).

Якщо Tax Free оформлює сама людина в магазині — вона ж там і розраховується, карткою або готівкою. Якщо покупку здійснює посередницька фірма — оплата здійснюється через рахунок цієї фірми (яка повинна мати європейський податковий номер NIP та митний номер EORI). При організації доставки «під ключ» ви сплачуєте лише ціну нетто плюс узгоджений відсоток за послугу — доставка та розмитнення входять у вартість.

SAD (EX-1) — експортна декларація для комерційних вантажів

Якщо ви перевозите партію товару, яка за кількістю та складом має комерційний характер, для неї потрібен інший документ — експортна митна декларація. Така декларація подається у рамках єдиного європейського формату SAD (Single Administrative Document), а конкретний вид декларації для вивезення товару за межі ЄС традиційно називають EX-1 (або EX-A).

Важливий момент, про який сьогодні варто говорити детальніше: сама подача та обробка експортної декларації дедалі частіше відбувається не на папері, а в електронній митній системі AES (Automated Export System), яка замінила колишню систему ECS у всіх країнах ЄС. Саме тому правильніше говорити не «отримати бланк EX-1», а «відкрити експортну декларацію за формою EX-1 у системі AES» — але звична назва EX-1 у розмовній практиці та логістиці, як і раніше, використовується повсюдно, і ми теж будемо її використовувати в цій статті.

На відміну від Tax Free, експортна декларація EX-1 не має обмежень ані щодо суми, ані щодо кількості товарних позицій — саме тому вона й призначена для комерційних партій.

Що відбувається після подання декларації

1. Експортер (продавець або посередник) подає попередню експортну декларацію в електронному вигляді через систему AES.

2. Декларації присвоюється унікальний номер — MRN (Movement Reference Number). Саме цей номер та документи (інвойс, пакувальний лист, сама декларація) перевіряють під час перетину кордону між ЄС та Україною.

3. Якщо все гаразд, вантаж випускають, а в систему надходить електронне повідомлення IE599 — офіційне підтвердження факту вивезення товару за межі ЄС.

Що таке повідомлення (комунікат) IE599 або CC599C

IE599 — це стандартизоване електронне повідомлення митної системи ЄС, яке підтверджує, що товар фізично покинув територію Євросоюзу. Воно автоматично надходить на електронну пошту продавця товару (або посередника — того, хто оформлював декларацію) від його митного агентства.

Саме IE599 є для продавця юридичним доказом права застосувати нульову ставку ПДВ (0%) — тобто або взагалі не сплачувати ПДВ у своїй країні, або повернути вже сплачений податок. Без цього повідомлення податкова служба продавця має повне право відмовити в застосуванні нульової ставки, навіть якщо товар фізично вже перебуває в Україні.

Аналогічне підтверджувальне повідомлення в деяких внутрішніх системах митних брокерів (наприклад, у Польщі) може фігурувати під технічною назвою CC599C — це те саме повідомлення про результати вивезення. Поширена офіційна назва — IE599, і саме його варто запитувати у продавця або брокера як доказ закриття експорту.

Які документи готуються під час комерційного експорту

Незалежно від того, хто виступає експортером — сам продавець чи посередницька фірма — для оформлення SAD потрібен стандартний пакет документів:

• Інвойс на покупця товару. В інвойсі можуть бути вказані як умовне ім’я та адреса одержувача в Україні, так і справжні дані — якщо поставка офіційна, на ФОП або юридичну особу. Також можна вказувати дані водія, який перевозитиме вантаж.

• Специфікація / пакувальний лист (packing list) — перелік усіх коробок або палет із зазначенням ваги, розмірів, вмісту та митних кодів товару. Дані у специфікації повинні повністю збігатися з інвойсом за кількістю та найменуваннями.

• Сама експортна декларація EX-1 — у ній повторюються дані покупця з інвойсу, номер інвойсу, дані транспортного засобу, що перевозить вантаж, а також пункт пропуску на кордоні (наприклад, Польща, Зосин — Україна, Устилуг).

Якщо у продавця немає власного митного брокера і він не може самостійно оформити експорт, він може підписати довіреність (договір про представництво) з нашим митним агентством у Польщі — документ підписується онлайн, а оригінал згодом надсилається поштою. Після цього продавцю достатньо надіслати електронною поштою інвойс та пакувальний лист на кожну партію вантажу, а всю митну роботу візьме на себе наш брокер.

Далі товар надходить до нас на склад (або ми забираємо його безпосередньо зі складу продавця), проходить огляд у митному агентстві, отримує пломбу за необхідності — і з готовою декларацією MRN відправляється до кордону. Там документи та вантаж ще раз перевіряють, можуть провести додатковий огляд, а після цього пропускають транспорт до України.

Точно така сама логіка працює й у зворотному напрямку — під час експорту з України до ЄС, тільки там декларацію відкриває український митний брокер, а приймаюча сторона — покупець або фірма в Євросоюзі.

Якщо продавець у принципі відмовляється підписувати будь-які документи на представництво, залишається лише один варіант — придбати товар на баланс нашої фірми за звичайним інвойсом, а далі вже самостійно оформляти експорт або Tax Free. Це збільшує терміни та податкове навантаження, тому вартість послуги в такому випадку зазвичай вища приблизно на 5–8%.

Tax Free та SAD (EX-1) — у чому різниця: таблиця

Критерій	Tax Free	SAD (EX-1)
Хто може оформити	Лише фізична особа	Фізична особа, ФОП, юридична особа
Тип вантажу	Особисті, некомерційні покупки	Комерційні партії товару
Ліміт за сумою	Обмежено до €3000	Без обмежень
Хто вивозить товар	Тільки особа, зазначена в документі	Будь-який транспортний засіб / перевізник за домовленістю
Формат оформлення	В електронному вигляді (PUESC та аналоги в інших країнах ЄС)	Електронним шляхом через систему AES
Підтвердження вивезення	Електронна відмітка на кордоні або печатка на бланку Tax Free	Повідомлення IE599

Три варіанти організації доставки товарів з ЄС за системою SAD (EX-1)

Якщо ви бажаєте самостійно вести переговори з продавцем і оплачувати товар безпосередньо, у вас є три основні варіанти.

Варіант 1 — найвигідніший

Попросіть продавця одразу оформити експортну декларацію (форма EX-1 з номером MRN) на ім’я нашого водія як на фізичну особу (або на ваше ФОП / юридичну особу, якщо постачання офіційне). У цьому випадку ви платите продавцю безпосередньо за ціною нетто, а нам — лише за доставку, наприклад, близько 15–18 % від суми замовлення нетто, якщо ви є фізичною особою (усі митні платежі в цьому випадку вже включені в нашу ціну). Якщо доставка офіційна і розмитнення ви здійснюєте самостійно, вартість нашого перевезення розраховується за кілометражем від пункту завантаження до пункту розвантаження, наприклад, повне завантаження мікроавтобуса обійдеться в середньому в €400.

Продавець готує інвойс із ціною нетто, пакувальний лист і саму декларацію EX-1 (із зазначенням номера нашого авто та пункту пропуску «Польща–Україна»). Якщо продавець сам не вміє оформляти експорт, він може безкоштовно підписати довіреність з нашим митним агентством. Це найдешевший варіант для клієнта: оплата товару здійснюється безпосередньо продавцю, а доставку ви оплачуєте вже після отримання в Україні.

Варіант 2 — трохи дорожчий, але простіший

Для товарів вартістю від €400 нетто ми можемо придбати товар без ПДВ у будь-якій країні ЄС за умови, що продавець виставить інвойс із ціною нетто на нашу польську фірму. У цьому випадку замовлення та оплата здійснюються через нас: ви переказуєте гроші нам, а ми розраховуємося з продавцем. Ми самостійно оформлюємо експортну декларацію. Вартість доставки в цьому випадку — близько 23–25 % від суми нетто замовлення, усі митні платежі включені. Чим більша сума замовлення і чим компактніший товар, тим вигіднішою виходить доставка. Якщо не хочете самостійно домовлятися з продавцем — просто надішліть нам посилання на товар і контактні дані, ми все запитаємо самі.

Варіант 3 — швидко, але без повернення ПДВ

Ви оплачуєте товар продавцю безпосередньо (повну ціну, з ПДВ) і замовляєте у нас звичайну доставку до складу в Польщі, а звідти — в Україну. Вартість перевезення — близько 15% від суми брутто замовлення (або за вагою для важких, але недорогих товарів). ПДВ у цьому випадку повернути не вдасться, він залишається у ціні товару, але зате це найшвидший і найпростіший з точки зору оформлення документів варіант, що не вимагає окремої сплати податків і мит — все вже включено в тариф.

Поширені запитання

Чи можна оформити Tax Free на комерційну партію товару, якщо це вигідніше?

Ні. На кордоні таку партію, найімовірніше, не пропустять за програмою Tax Free — документ анулюють, а натомість вимагатимуть оформити повноцінну експортну декларацію EX-1. Намагатися «замаскувати» комерційний вантаж під особисті покупки — це прямий ризик конфіскації або штрафу.

Чи обов’язково бути присутнім особисто під час вивезення товару за програмою Tax Free?

Так. Вивозити товар має саме та особа, чиї паспортні дані вказані в документі Tax Free. Згідно з декларацією SAD таких суворих обмежень немає — вантаж може перевозити будь-який перевізник.

Що робити, якщо продавець взагалі не хоче займатися експортними документами?

Є два варіанти: попросити його підписати довіреність на представництво з нашим митним агентством (це безкоштовно для продавця) — тоді декларацію відкриє наш брокер на підставі надісланих продавцем інвойсу та пакувального листа. Або ми викуповуємо товар на баланс своєї фірми й оформлюємо експорт уже від свого імені — це дорожче приблизно на 5–8 %, але повністю вирішує питання.

Чим IE599 відрізняється від друку на паперовому бланку?

По суті, це одне й те саме — підтвердження факту вивезення товару за межі ЄС, просто в різних форматах. Паперова печатка на старому бланку EX-1 була фізичним доказом, а IE599 — це її сучасний електронний аналог, який автоматично формується системою AES і надходить на електронну пошту брокеру або продавцю. Юридична сила IE599 така сама, як раніше була у печатки.

Скільки часу займає оформлення експортної декларації?

Зазвичай від кількох годин до одного-двох днів, залежно від завантаженості митного агентства та повноти наданих документів (інвойс та пакувальний лист мають бути підготовлені заздалегідь і не містити розбіжностей).

У чому полягає різниця між розмитненням в Україні та оформленням експорту до ЄС?

Це два різні етапи. Експорт (EX-1, IE599) оформлюється на стороні ЄС і звільняє продавця від ПДВ у його країні. Розмитнення — це вже українська процедура на в’їзді, де, залежно від статусу одержувача (фізична особа, ФОП, юридична особа) та вартості вантажу, може нараховуватися український ПДВ (20%) та мито. Ми можемо супроводжувати обидва ці етапи «під ключ».

Чи можна закрити експорт до ЄС без товарів?

Якщо з якоїсь причини експортні документи не були закриті під час вивезення вантажу з Євросоюзу, ви не отримаєте право на відшкодування або на нульову ставку ПДВ. Але насправді існує кілька способів вирішення цього питання: від подання заяви до податкових органів ЄС до викупу проблемних документів через спеціальні фірми, що займаються експортом. Детальніше ми писали на сторінці: «Як закрити експорт у Європі без наявності вантажу».