Як закрити проблемні експортні документи SAD (EX-1) за відсутності товару та повернути ПДВ (VAT)

Буває така ситуація: товар вже давно фізично покинув територію Євросоюзу, а експортна декларація так і залишилася незакритою. Продавець не може отримати підтвердження вивезення, а отже — не може повернути або обнулити ПДВ (VAT). Розберемо, чому так трапляється, що робити в цій ситуації та наскільки реально закрити документи, якщо самого вантажу вже немає.

Якщо ви ще не читали нашу статтю «Чим відрізняється Tax Free від SAD (EX-1) і що таке IE599», рекомендуємо спочатку ознайомитися з нею — це допоможе краще зрозуміти контекст.

Чому експортна декларація може залишитися незакритою

Експортна декларація за формою EX-1 (EX-A) оформлюється в рамках єдиного документа SAD через європейську електронну систему AES (Automated Export System). Після того як вантаж перетинає кордон ЄС і залишає його територію, система має автоматично сформувати електронне повідомлення IE599 — офіційне підтвердження факту вивезення. Саме на підставі цього повідомлення продавець має право застосувати нульову ставку ПДВ або повернути вже сплачений податок.

Проблема полягає в тому, що насправді повідомлення IE599 іноді не формується, хоча товар фізично вже давно перебуває в Україні або іншій країні за межами ЄС. Причини бувають різні:

• співробітник митниці на пункті пропуску припустився помилки або забув внести дані про вантаж до електронної системи під час контролю;

• стався технічний збій у самій митній системі;

• декларація була оформлена з розбіжностями, через які система не змогла автоматично зіставити вантаж із документами під час виїзду;

• документи були загублені ще до перетину кордону, і митник на виїзді фізично не зміг їх перевірити.

У підсумку формально декларація «висить» відкритою, номер MRN є, а підтвердження IE599 — немає. І, відповідно, повернути ПДВ продавець не може, хоча товар давно проданий і знаходиться у покупця.

Чи можна закрити декларацію, якщо товару вже немає на території ЄС

Так, така можливість є, але кожен випадок потрібно розглядати окремо — універсального рішення не існує. Без фізичної наявності вантажу повернути ПДВ складніше, ніж у стандартній ситуації, але на практиці це цілком реально.

Що потрібно підготувати в першу чергу

Щоб оцінити перспективи конкретного кейсу, нам потрібен такий пакет інформації та документів:

• інвойс на товар, який було вивезено з ЄС, із зазначенням митних кодів;

• країна продажу та країна купівлі товару — якщо цієї інформації немає в інвойсі;

• дата оплати та підтверджуючі банківські документи (виписка, платіжне доручення), якщо вони збереглися;

• вага та об’єм вантажу;

• будь-які додаткові документи щодо вантажу — це особливо важливо, якщо йдеться про підакцизну продукцію, брендові товари, хімічні речовини, ліки, харчові продукти, легкозаймисті матеріали, сільськогосподарську продукцію та інші категорії зі спеціальним режимом.

Важливе правило: оригінальні документи редагувати не можна. Не можна змінювати суми покупки, розмір податку чи будь-яку іншу інформацію в уже виданих документах — це не вирішить проблему, а створить нову, набагато серйознішу.

Основні способи вирішення проблеми незакритої експортної декларації

1. Повторне звернення до європейських податкових та митних органів

Перший і найбільш правильний шлях — звернутися безпосередньо до європейських податкових органів і коректно, повторно подати документи, що підтверджують факт придбання товару в ЄС та його фактичне вивезення за межі Євросоюзу. Якщо вдається зібрати повний і послідовний пакет доказів (інвойс, банківські підтвердження, дані про вагу та об’єм, а за можливості — й непрямі докази перетину кордону), митниця може заднім числом підтвердити експорт і сформувати відсутнє повідомлення IE599.

2. Перевірка та виправлення даних безпосередньо на пункті пропуску

Другий варіант — спробувати оформити декларацію (підтвердити експорт) від імені вашого європейського постачальника безпосередньо через митний пункт пропуску, на якому вантаж перетинав кордон. Як не дивно, досить часто виявляється, що співробітник митниці просто не вніс дані про вантаж до електронної бази під час фактичного контролю — через банальну неуважність або збій у системі. У такому випадку достатньо переглянути архів перетинів на конкретному пункті пропуску за потрібну дату та зіставити його з вашими документами, щоб відновити відсутній запис.

3. Викуп проблемного товару на баланс нашої фірми

Є й третій, більш радикальний шлях: ми можемо викупити проблемний товар (точніше, самі документи на нього — фізично вантаж на цей момент найчастіше вже давно перебуває у кінцевого покупця) на баланс своєї фірми. Це повністю знімає всі податкові питання з первісного продавця, включаючи нарахований ПДВ, оскільки далі вже ми, як новий формальний власник товару за документами, займаємося оформленням закриття експорту.

Наскільки реально повернути ПДВ (VAT) без наявності товару

Практика показує: за наявності хоча б базового пакету документів (інвойс, дані про оплату, вага та об’єм вантажу) шанси оформити експортну декларацію та повернути ПДВ — досить високі, навіть якщо самого товару на території ЄС фізично вже немає. Чим повніші та точніші вихідні документи, тим швидше й впевненіше проходить процедура.

Вартість нашої допомоги — близько 10% від суми нетто за інвойсом. Точний відсоток і терміни залежать від складності конкретного випадку: категорії товару, давності вивезення, повноти збережених документів та країни, в якій оформлялася первинна декларація.

Додатково: вивезення товару, навіть якщо документи загублені

Окремо зазначимо: ми організовуємо вивезення практично будь-якого товару через кордон Євросоюз — Польща — Україна власним транспортом «під ключ», навіть якщо на момент відправлення у вас немає експортних документів, необхідних для перетину кордону. У такій ситуації ми можемо відновити або переоформити необхідні документи паралельно з організацією самого перевезення.

Поширені запитання

Скільки часу займає закриття проблемної декларації?

Це залежить від конкретного випадку — від кількох днів, якщо проблема полягає у банальній технічній помилці на кордоні, до кількох тижнів, якщо потрібно повторно звернутися до податкових органів із повним пакетом доказів.

А що, якщо банківські документи про оплату не збереглися?

Це ускладнює завдання, але не робить його нерозв’язним. У такому випадку орієнтуватимемося на інвойс, листування з продавцем та будь-які інші непрямі підтвердження факту купівлі та оплати — конкретний набір документів оцінюється індивідуально.

Чи можна закрити декларацію, якщо товар уже перепродано кінцевому покупцеві в Україні?

Це ускладнює завдання, але не робить його нерозв’язним. У такому випадку орієнтуватимемося на інвойс, листування з продавцем та будь-які інші непрямі підтвердження факту купівлі та оплати — конкретний набір документів оцінюється індивідуально.

Чи можна закрити декларацію, якщо товар уже перепродано кінцевому покупцеві в Україні?

Так, фізична наявність товару на момент звернення не є обов’язковою. Важливим є сам факт того, що товар колись покинув територію ЄС, і що цей факт можна підтвердити документально.

Чи існує ризик, що декларацію взагалі не вдасться закрити?

Такий ризик існує, особливо якщо документів збереглося вкрай мало або в них є суттєві розбіжності. Тому ми завжди спочатку оцінюємо конкретний випадок, а вже потім називаємо реалістичні шанси та вартість роботи.

Що станеться, якщо змінити суму в інвойсі зворотно, щоб «підігнати» документи?

Робити це категорично не можна. Розбіжності між відредагованим та оригінальним документом (який, можливо, вже був десь зареєстрований — у банку, у перевізника, у самій митниці) практично гарантовано призведуть до відмови у відшкодуванні ПДВ і можуть спричинити додаткові проблеми з податковими органами.